Keräysvarojen käytön seuranta ja valvonta

Suomessa rahankeräyksen järjestäminen edellyttää poliisilta haettavaa määräaikaista lupaa. Luvan myöntäjä valvoo rahankeräyksen laillisuutta hakemusvaiheessa sekä lupakauden jälkeen tehtävällä tilityksellä. Valtakunnalliset luvat myöntää ja valvoo poliisihallitus. Rahankeräyksen tarkempi valvonta on annettu erityisesti järjestön tilintarkastajan tehtäväksi. Tilintarkastaja tarkastaa tehtävän rahankeräystilityksen ja lausunnossaan vakuuttaa tilityksen olevan yhtä pitävä kirjanpidon kanssa ja että kerätyt varat on käytetty rahankeräysluvan mukaisesti tilityksessä ilmoitetulla tavalla.

Järjestöt ovat lisäksi muun valvonnan alaisia. Kylväjässä on
– järjestön oma sisäinen valvonta
– tilintarkastajan ulkoinen valvonta
– ulkoasiainministeriön kehitysyhteistyöhankkeita koskeva valvonta
– kirkon lähetystyönkeskuksen lähetystyötä koskeva valvonta.

Sisäinen valvonta

Kylväjässä on taloussääntö, joka määrittelee mm. euromääräiset hankintavaltuudet ja laskujen hyväksymismenettelyt. Laskujen hyväksymiseen ja maksamiseen osallistuu aina useampia henkilöitä.
Kylväjässä on ammattitaitoinen talousyksikkö, jolla on asialliset työvälineet. Kirjanpito on ajan tasalla ja kuukauden kirjanpito valmistuu muutama päivä kuun vaihteen jälkeen. Talousraportit jaetaan heti niiden valmistuttua johtoryhmälle ja työaluevastaaville. Hallitus saa raportin kokouksiinsa kerran kuussa. Yhdistyskokous päättää talousarviosta ja vahvistaa tilinpäätöksen.

Ulkoinen valvonta

Kylväjän tilintarkastajana on KHT-yhteisö PricewaterhouseCoopers.
Kehitysyhteistyöhankkeissa Kylväjällä on yhteistyökumppanina Bangladeshissa ja Mongoliassa oma maatoimisto sekä Keski-Aasiassa yhteistyöjärjestö. Ne pitävät saamistaan varoista kirjanpitoa. Kirjanpito raportoidaan Suomeen neljännesvuosittain ja integroidaan Kylväjän kirjanpitoon. Yhteistyöjärjestöjen kirjanpidot tarkastaa paikallinen auktorisoitu tilintarkastusyhteisö.

Ulkoasiainministeriön valvonta

Ulkoasiainministeriö seuraa yksityiskohtaisesti suunnitelmin ja raportein niitä kehitysyhteistyöhankkeita, joita se avustaa. Ulkoasiainministeriölle laaditaan jokaisesta hankkeesta vuosiraportti, joka tekee selkoa toiminnasta ja taloudesta.
Aika ajoin Ulkoasiainministeriö järjestää erityistilintarkastuksen avustettavissa järjestöissä, jossa juurta jaksain tarkastetaan järjestön hallinto ja talous, erityisesti hankehallinnon osalta. Kylväjässä erityistilintarkastus on tehty vuosina 2006 ja 2013.

Kirkon lähetystyönkeskuksen valvonta

Kirkon lähetystyön keskus on vuosia kerännyt kirkon lähetysjärjestöiltä tilastotiedot lähetystyöntekijöistä, lähetyskannatuksesta sekä lähetystyön tuotoista ja kuluista. Ne ovat nähtävissä KLK:n nettisivuilla. Lisäksi Kirkon lähetystyön keskus käy vuosittain ohjauskeskusteluja kunkin lähetysjärjestön kanssa.