Tietosuojaseloste

Henkilörekisteri

Lähetysyhdistys Kylväjä ry:n henkilörekisteriin liitetään vain niiden henkilöiden tiedot, jotka antavat siihen luvan liittymällä lähettäjärenkaisiin tai tilaamalla Kylväjä-lehteä tai uutiskirjeitä. Tietosuojaseloste kertoo tarkemmin rekisterin sisällöstä ja käytöstä.

 

TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Lähetysyhdistys Kylväjä ry (myöhemmin ”Kylväjä”)
Osoite: PL 188, 01301 VANTAA, käyntiosoite: Tikkuraitti 11 A, 2.-kerros, Vantaa
Puhelin: 09 2532 5400
Sähköposti: kylvaja@kylvaja.fi
Yhteyshenkilö: talousjohtaja
Rekisterin nimi: Henkilörekisteri (Sense)

2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Kylväjän jäsenien, työntekijöiden, vapaaehtoisten, lähettäjärenkaiden jäsenien, julkaisuiden, lehtien, uutiskirjeiden ja näihin rinnastettavien fyysisten ja sähköisten julkaisujen tilaajien sekä toimintaan liittyvien organisaatioiden sekä näiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja (myöhemmin ”Rekisteröity”).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on
• Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta, ylläpito ja kehittäminen jäsenyyden aikana
• markkinointi ja suoramarkkinointi
• päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (myöhemmin ”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Kylväjän lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä Rekisteröidyn tekemien tilausten ja solmittujen sopimusten täytäntöönpanoon (kuten nimikkosopimukset, lehtien ja kirjeiden tilaukset yms.).

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Rekisteröidyn henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen ja tilauksiin liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

– Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
– Rekisteröidyn osoitetiedot;
– Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
– Rekisteröidyn puhelinnumero ja matkapuhelinnumero;
– Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
– Rekisteröidyn ID-numero (jäsennumero);
– Rekisteröidyn syntymäaika;
– Rekisteröidyn sukupuoli
– Rekisteröidyn ilmoittama viestinnän kieli
– Rekisteröidyn liittymis- ja tilaustiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään sekä sopimuskumppanien kohdalla yhteyshenkilöilmoituksista ja julkisista osoitelähteistä. Rekisteröityjen osoitetietoja voidaan päivittää Kylväjän tilaamana palveluntarjoajien toimesta, esim. Posti.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Kylväjän Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työ- ja vapaaehtoistehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Kylväjän ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salatut.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Kylväjän yhteistyökumppaneille jäsenyyteen ja tilauksiin liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille tahoille Kylväjän ulkopuoliseen toimintaan, esim. suoramarkkinointitarkoituksiin.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Kylväjä voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

– Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
– Kylväjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Kylväjään yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
– Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on vähintään yhdessä kohdassa 2 mainitun vaihtoehdon jäsen tai tilaaja (Jäsenyys). Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Kylväjän oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Kylväjän sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Profilointi
Kylväjä voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja markkinointiviestejä.

Profilointia voidaan tehdä Rekisteröidyn postinumeroalueen, sukupuolen, osallistumis-, tilaus- ja tehtävätietojen tai näiden yhdistelmien avulla.

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Kylväjälle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Kylväjän käsittelemät henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Kylväjän oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Kylväjälle, Kylväjä käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Kylväjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Kylväjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Kylväjän toimistolle osoitteeseen kylvaja@kylvaja.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Lähetysyhdistys Kylväjä ry
Talousjohtaja / Rekisterivastaava
PL 188
01301 VANTAA

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Tietosuojaseloste on hyväksytty Kylväjän johtoryhmässä 21.5.2018.